La participation aux manifestations commerciales est de loin, le meilleur outil de communication, surtout dans le cadre d'une prospection de nouveaux marchés. Avant toute démarche d'exposition, il est recommandé aux entreprises de participer d'abord à ces manifestations en tant que visiteurs. En effet, la visite permet à l'entreprise de bien choisir le salon, de repérer les lieux stratégiques et de se faire une idée générale avant d'y participer en tant qu'exposant.
La visite d'un salon
La visite d'un salon est la première étape pour préparer sa propre exposition. Les entreprises visitent souvent les manifestations internationales dans le cadre de leur étude de marché où elles mettent à jours leurs connaissances et se procurent de la documentation. L'objectif de la visite consiste à s'informer sur les tendances, les nouvelles technologies, les nouveautés en terme de produits et d'établir les premiers contacts. La visite d'un salon permet surtout de se faire une idée des différentes manifestations et de sélectionner celle qui serait susceptible de convenir aux produits de l'entreprise. La visite d'un salon demande, elle aussi une préparation sérieuse, c'est un investissement qu'il faut rentabiliser au maximum. Il est impossible de visiter tous les stands, il est conseillé de consulter le catalogue des exposants et de repérer les stands les plus intéressants.
La participation à un salon
La participation d'une entreprise à une manifestation commerciale, est le meilleur moyen d'élaborer une stratégie de communication à l 'international. C'est l'occasion pour l'entreprise de mettre à profit tous ses atouts afin d'attirer le plus de prospects possibles sur le stand. La préparation du salon ne doit pas être négligée. Bien que le coût soit élevé, les retombées s'avèrent intéressantes (cf. tableau).
La préparation
Avant toute démarche, l'entreprise doit constituer un planning afin de gérer au mieux le temps qui lui est attribué. Il faut savoir que la préparation est l'étape décisive car c'est là où se joue le succès ou l'échec de l'exposition.
PLANNING |
Temps |
Tâches à accomplir |
Observation |
 12 mois
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Plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise bénéficiera d'un emplacement stratégique. |
11 mois |
- Sélection des produits à exposer
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Les produits seront choisis en fonction du public visé. |
10 mois |
- Etude de la décoration du stand
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La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse, car elle influence le passage des visiteurs.
Il faut réserver l'hôtel à l'avance car en période d'exposition, ces derniers sont souvent complets. |
9 mois |
- Préparation du matériel à exposer
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La période de la conception du stand varie suivant le type de stand. Un stand personnalisé demande une période plus longue qu'un stand livré par l'organisateur.
Il faut penser à un emballage adapté au mode de transport. |
8 mois |
- Réservation des branchements d'eau, d'électricité (téléphone, fax &)
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7 mois |
- Mise au point d'une politique promotionnelle
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L'animation du stand accentue l'impact de la participation. Certains stands se démarquent des autres grâce à ce critère. |
6 mois |
- Choix des hommes et des hôtesses
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Choisir des professionnels.
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5 mois |
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L'accueil doit être impeccable, c'est pourquoi une formation pré-salon est souvent utile. |
4 mois |
- Réservation du transport du matériel
- Préparation de la documentation d'entreprise (plaquette, catalogue)
- Réservation de la publicité dans le catalogue des exposants
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Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière d'expositions. |
3 mois |
- Réservation des billets d'avion
- Vérification des passeports
- Préparer les cartons d'invitations
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Les invitations sont les meilleurs moyens d'assurer des visiteurs et de fidéliser sa clientèle. |
2 mois |
- Faire une demande d'assurance foire ou prospection
- Faire une demande de visas (si nécessaire)
- Faire les vaccinations requises
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1 mois |
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Les derniers jours |
- Vérification des produits
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La période d'expédition des produits peut être plus longue en cas de destination lointaine et l'aménagement du stand dépend de l'ouverture du hall d'exposition aux exposants. |
Le coût
L'organisation d'un salon est une opération coûteuse, mais qu'il faut considérer comme un investissement.
Les dépenses à prévoir sont les suivantes :
| DEPENSES |
Les frais d'exposition |
- Inscription au catalogue des exposants
- Frais d'inscription et de badges
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Les frais d'aménagement |
- Les cloisons, le mobilier, la décoration
- L'éclairage, le branchement d'eau
- Les frais de nettoyage du stand
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Les frais de communication |
- Les invitations gratuites
- Les brochures et plaquettes
- Les échantillons et matériels de promotion
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Les frais liés aux produits |
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Les frais de personnel |
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Le suivi
Une fois l'exposition terminée, il est nécessaire d'établir un bilan de sa participation au salon. Le suivi d'un salon est stratégique, il consiste à envoyer, dans la semaine qui suit le salon, de la documentation aux visiteurs et à les remercier de leur passage sur le stand. Un bon suivi permet enfin d'entreprendre des négociations avec de nouveaux clients. La participation aux manifestations commerciales est la meilleure façon de se faire connaître et de promouvoir ses produits. L'entreprise fidélise ses propres clients et enrichit son fichier par des prospects étrangers. C'est un moyen d'accéder à de nouveaux marchés tout en développant son image de marque.
Les assurances foire et prospection
Certaines entreprises hésitent à investir dans ce type de manifestation de peur de ne pas rentabiliser les frais de participation. Il existe 3 types d'assurances pour les risques liés aux actions de promotion commerciale à l'étranger : l'assurance foire, l'assurance prospection normale et l'assurance prospection simplifiée. Celles-ci garantissent les exportateurs contre un échec partiel ou total des manifestations commerciales.
L'assurance prospection
Cette assurance s'adresse aux entreprises qui souhaitent exporter des produits ou services d'origine française.
 L'assistance Aquitaine vous propose d'identifier les salons qui peuvent vous intéresser dans les pays de votre choix.
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